档案数字化加工包括哪些内容？6大环节全拆解

一篇讲透档案数字化加工的完整内容框架，涵盖前处理、扫描、图像处理、目录建库、OCR识别、质量检查与装订还原六大环节的技术要点与执行标准。

前言

很多单位在启动档案数字化项目时，第一个问题就是：档案数字化加工包括哪些内容？ 简单来说，档案数字化加工是将纸质档案通过专业技术手段转化为数字化信息的过程，涵盖从档案出库到最终数据挂接入库的全链条作业。

根据国家档案局发布的《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017），档案数字化的内容主要包括档案前处理、档案扫描、图像处理、目录建库、数据挂接、质量检查与档案装订还原等核心环节。下面逐一拆解。

一、档案前处理

档案前处理是整个数字化加工的基础环节，直接影响后续扫描质量和检索效率。

1.1 工作内容

档案出库登记：逐卷逐件登记出库信息，确保档案流转可追溯
拆卷处理：拆除原有装订物（订书钉、夹子、线装等），注意保护原件
编页编号：逐页标注页码，确保扫描顺序与原件一致
破损修整：对破损、褶皱、粘连的档案页面进行修复或标注
区分扫描件与非扫描件：剔除空白页、重复页、无关夹页

1.2 技术要求

项目	要求
页码编制	使用铅笔轻标，不遮盖正文内容
拆卷记录	拍照留存拆卷前状态，便于还原
破损处理	轻微破损用无酸纸修补，严重破损拍照存档并上报
工作环境	温度14-24℃，相对湿度45%-60%

1.3 常见问题

档案装订方式多样（线装、胶装、铁钉装），拆除时需分类处理
部分老旧档案纸张脆弱，操作不当容易造成二次损伤
页码缺失或重复需要在前处理阶段发现并标注

二、档案扫描

档案扫描是数字化加工的核心环节，决定了最终数字档案的清晰度和可用性。

2.1 设备选择

档案类型	推荐设备	适用场景
普通文书档案	A3/A4高速扫描仪	大批量普通文档
珍贵/脆弱档案	非接触式扫描仪	古籍善本、脆弱纸张
大幅面图纸	工程扫描仪	工程图纸、地图
照片底片	底片扫描仪	照片、底片数字化

2.2 技术参数

分辨率设置：

普通文本：200-300 DPI
精细图表：300-400 DPI
珍贵档案：400-600 DPI

色彩模式：

黑白文档：黑白或灰度模式
彩色图表：24位真彩色
照片底片：RGB模式

三、图像处理

扫描后的原始图像需要进行后期处理，以满足检索和利用需求。

3.1 处理内容

纠偏校正：修正页面偏斜，确保文字水平
去污处理：去除黑点、黑线、指印等扫描污渍
裁边处理：裁去多余白边，统一图像尺寸
对比度调整：优化文字与背景的对比度
图像拼接：大幅面分幅扫描后的无缝拼接

3.2 技术标准

基本要求：

图像清晰，文字可识别
页面无明显倾斜（偏差不超过±3°）
图像尺寸统一，无明显黑边
保持档案原貌，不修改档案内容

四、目录建库

目录建库是为数字档案建立检索体系的关键环节。

4.1 建库内容

必填字段：

档号（唯一标识）
题名（档案标题）
责任者（形成单位）
形成时间
页数
密级

选填字段：

关键词
主题词
摘要
保管期限
存放位置

4.2 著录标准

严格按照《档案著录规则》执行
题名准确反映档案内容
时间格式统一为YYYY-MM-DD
责任者使用全称，不使用简称

五、OCR识别

OCR（光学字符识别）技术为文本类档案添加可检索功能。

5.1 识别要求

适用范围：

印刷体文本档案
字迹清晰的打印文件
标准字体文档

不适用范围：

手写体档案
过于陈旧的模糊文档
艺术字体或特殊印刷

5.2 输出格式

PDF/A（双层PDF）：上层为图像，下层为识别文本
XML格式：结构化文本数据
可与目录数据关联挂接

六、质量检查与装订还原

质量检查是保障数字化成果的最后关口。

6.1 检查内容

图像质量：

清晰度检查
完整性检查
顺序正确性
命名规范性

数据质量：

目录著录准确性
OCR识别正确率
挂接准确性

6.2 装订还原

按原装订顺序恢复档案
使用原装订材料或相近材料
在显著位置标注”已数字化”标识
填写数字化加工标识卡

结语

档案数字化加工是一项系统工程，六个环节环环相扣，每个环节都需要专业技能和严格标准。只有每个环节都做到位，最终形成的数字档案才能真正实现长期保存、便捷检索、高效利用的目标。

选择合适的数字化服务商，关键就是看其在这些环节的标准化程度和技术实力。